Janvier 2005 - n°95

La standardisation des LIMS et ses effets sur la réduction totale des coûts de la propriété

Par Jim Neville, Directeur Marketing & Business Development - Informatics & Services, Thermo Electron Corp., Woburn, Massachusetts.

Les scientifiques de laboratoire font face à des pressions croissantes pour répondre aux exigences du temps d’accès au marché et aux standards de qualité de plus en plus élevées. Pour atteindre ces objectifs, les entreprises ont compté sur les systèmes de gestion de l'information de laboratoire (LIMS) pour jouer un rôle important dans l’amélioration de l’efficacité des laboratoires. Au cours des dernières années, les laboratoires ont bénéficié des progrès technologiques significatifs des LIMS, y compris la fonctionnalité sectorielle. Ces avancées ont été complétées par des options de sécurité et des architectures client/serveur qui ont considérablement amélioré les capacités et la productivité du laboratoire.

Malgré ces améliorations, certains multilaboratoires continuent à utiliser toute une gamme de LIMS indépendamment des décisions de conduite de laboratoire et des activités de fusions-acquisitions. Malheureusement, les sociétés utilisant cette approche de gestion des LIMS passent à côté d’une réelle opportunité, celle de gagner en productivité. En l'absence d'une stratégie des LIMS cohérente, les processus et critères de décision locaux dominent. La conséquence directe est l’incapacité d'harmoniser les processus à travers l’ensemble de l’entreprise. De plus, l’incompatibilité des formats de dossiers affaiblit considérablement les activités de reporting, partage d’informations et peutégalement altérer les prises de décisions liées à la production, la qualité du produit, l’attribution des ressources et l’optimisation des processus. Comme on pouvait s’y attendre, les LIMS ont bien amélioré l'efficacité au niveau du laboratoire, mais la stratégie non coordonnée des LIMS a causé des dégâts à la productivité de l'entreprise.

Un audit des différents systèmes de LIMS installés à travers l’entreprise, commerciaux ou propres à la société, indiquera la plupart du temps qu'ils ont été développés pour répondre aux exigences de fonctionnement et d’interfaces spécifiques de différents laboratoires. Résultat : en plus de limiter l'efficacité des activités, la disparité des LIMS signifie une fuite potentielle des ressources propres. Avec une multiplicité de LIMS disparates, les activités telles que la mise à jour, la validation et le développement d’interfaces sont plus difficiles et plus longues. Autre conséquence, les utilisateurs doivent faire face à des temps de réponse très lents de la part de leur propre département.

Une approche standardisée

Prenant conscience de l’inefficacité potentielle de la multiplicité des LIMS, un grand nombre de laboratoires considèrent les LIMS comme un composant essentiel de leur véritable stratégie d’entreprise. Associées à une poussée importante pour harmoniser l’ensemble des processus, les entreprises, plus particulièrement les industries pharmaceutiques et chimiques imposent des standards internes pour des applications stratégiques tels que les LIMS. La mise en application d’une stratégie de LIMS standardisés implique bien plus que le simple choix d’une solution standard qui pourrait être utilisée sur plusieurs sites. Il y a d’abord un grand nombre de défis à relever et à surmonter, y compris le développement de procédures, processus et méthodologies cohérents. Certains scientifiques peuvent résister à l’harmonisation des processus et aux politiques centralisées craignant l’étouffement de leur capacité d’innovation et de leur créativité. Il peut donc être difficile de convaincre ces personnes des avantagesà partager les meilleures pratiques à travers l’organisation, à développer des processus plus cohérents et à abandonner leurs anciennes habitudes de travail.

Pour relever avec succès ces défis, il est important de démontrer le haut niveau d'engagement dans ce projet. De plus, la bonne gestion de projet, avec des responsables locaux et un chef de projet dédié, est insuffisante pour assurer la mise en application de processus d'exécution sansà-coup et efficacement. Il est également important de faire participer dès que possible un groupe d'utilisateurs finaux au processus et de s’assurer qu’ils comprennent entièrement tous les avantages potentiels d'une solution standardisée. Ces utilisateurs finaux du concept “one-LIMS” vont permettre de convaincre les personnes encore réfractaires au projet au niveau du laboratoire de tous ses avantages et bénéfices. Mieux encore, l’engagement des utilisateurs finaux va aussi permettre de garantir un résultat final en parfaite cohérence avec les besoins et attentes de l’ensemble de l’entreprise.

Les avantages de la standardisation

Malgré les défis liés à un LIMS global, la tendance vers la standardisation est appelée à se développer. Et en même temps, les entreprises étudient les avantages financiers et opérationnels d'une telle stratégie.

La standardisation sur un seul LIMS peut potentiellement réduire les coûts du matériel et des logiciels, mais peut également simplifier des activités comme les services internes, la formation, les mises à jour et l'administration. Ces facteurs étant décisifs dans la réduction du coût total de la propriété (TCO) d’un LIMS. De plus, une stratégie universelle de LIMS garantit une approche cohérente de la validation. Elle permet ainsi aux sociétés de s’assurer de la conformité de la mise en application des LIMS dans toute l’entreprise avec les mêmes processus et réglages.
Un LIMS intégré réduit également les périodes d’arrêt-machine et augmente la productivité de l'utilisateur final. Avec une solution unique, les départements peuvent développer plus de connaissance d'un LIMS particulier et ainsi identifier et résoudre des problèmes plus rapidement. Ils peuvent même les anticiper. La standardisation présente d’autres avantages. Elle améliore les relations avec les fournisseurs, augmente le pouvoir d'achat et permet au personnel de se concentrer pleinement sur ses activités comme la planification d'opérations des laboratoires, les demandes d'extraction de données et le développement d’applications pour intégrer des opérations avec d’autres systèmes internes.

L’évaluation de l'impact de la standardisation des LIMS sur le coût d’accès à la propriété (TCO)

Malgré la tendance croissante d’installation des LIMS comme standard interne et les nombreux avantages de la standardisation, la mise en application d’un LIMS global reste potentiellement onéreuse et risquée. Les bénéfices financiers de la standardisation sur un seul LIMS ont été en grande partie anecdotiques, et jusqu'ici, il n'y a eu aucune étude indépendante pour mesurer l'impact économique de la standardisation des LIMS. Cependant, fait nouveau, IDC, une société de recherche et de consulting basée à Framingham dans le Massachusetts a mené une étude révolutionnaire intitulée "Standardisation sur LIMS : TCO et ROI pour une installation multi-laboratoires “. Cette étude est la première à examiner les implications financières de la standardisation des LIMS en détail. Commanditée par Thermo Electron, l'étude inclut des interviews avec des responsables de LIMS et des directeurs de sociétés leaders dans les industries pharmaceutiques, chimiques, agroalimentaires, et pétrole et gaz, qui ont déjà effectué la standardisation sur un seul LIMS ou ont lancé la procédure.

TCO apporte les moyens nécessaires à l’estimation des coûts totaux engagés tout au long du cycle de vie d'un investissement particulier, depuis l’acquisition jusqu’à son obsolescence. L'analyse de TCO se prolonge au-delà de la fourniture des coûts, inclut les soutiens en cours et les implications des coûts de gestion. De plus, elle permet également de mesurer avec précision les bénéfices de la standardisation.

En termes TCO, les entreprises intégrées dans l'étude ont réalisé des bénéfices approximativement de $300.000 par laboratoire annuellement grâce à la mise en application d’un LIMS standardisé. Les entreprises ont bénéficié d’avantages dans trois directions : réduction des coûts liés au choix d’un LIMS unique, augmentation de la productivité de l’entreprise et accroissement de l’efficacité des utilisateurs du LIMS.

1. Réduction des coûts du LIMS

L'étude menée par IDC a mis en exergue le fait suivant : les sociétés ayant effectué la standardisation sur un LIMS unique ont bénéficié d’une économie significative en évitant l'achat d'équipements, ont amélioré l’efficacité du personnel et réduit les dépenses de formation. En moyenne, parmi les sociétés participantes, chaque $ dépensé pour le déploiement d’un LIMS
standardisé a été compensé par $1,50 épargné sur le matériel et le logiciel. De plus, grâce à la standardisation, les sociétés ont abaissé le coût des services de soutien aux utilisateurs et ont pu réduire ce personnel dédié de 57 % en moyenne. La standardisation sur un seul LIMS a donc permis aux entreprises de réaliser des épargnes significatives en termes d’investissement de LIMS et de coûts de formation pouvant atteindre jusqu’à $250 par utilisateur et par an. Dans les grands groupes avec plusieurs laboratoires intégrés, cela pouvait représenter une économie de plus de $100.000.

2. L’augmentation de la productivité

Grâce à la standardisation, les sociétés ont également bénéficié d’une réduction des temps d’arrêt-machine et le niveau d’activité devait ainsi être révisé. L'aide aux utilisateurs, la gestion d'applications et la validation, le dépannage, la gestion des données… Toutes ces activités ont été concrètement réduites de plus de 50%, et dans certains cas jusqu’à 90 %.

3. L’accroissement de l’efficacité de l’utilisateur d’un LIMS

Les utilisateurs de LIMS, au sein du laboratoire comme ceux ayant besoin d’accès aux données, ont grandement bénéficié de la standardisation. En effet, ils ont pu concevoir des rapports dynamiques et conduire des analyses plus efficacement, avec un impact direct sur leur productivité. En fait, plus de la moitié des sociétés ayant participé à l'étude ont attribué à la standardisation sur un LIMS la réduction du temps d’accès au marché, alors que 77 % ont constaté une amélioration de la qualité du produit, ce qui a permis de libérer, en moyenne, 6,3 heures par utilisateur de LIMS par mois. Ce nombre devient très significatif dans les grands groupes quand il est multiplié par une centaine d’utilisateurs de LIMS.

Durant la première année de la mise en application d’un LIMS standardisé, les sociétés ont également constaté une baisse de 77% du temps d’arrêt de leurs systèmes de LIMS et de réseau (illustration). Les utilisateurs ont également consacré moins de temps à dépanner et à contacter le service de maintenance.

Le choix d'un LIMS comme standard global

Conscientes des avantages de la standardisation des LIMS pour une entreprise multi-sites, les sociétés doivent soigneusement choisir un LIMS destiné à devenir le standard global et un fournisseur capable d’accompagner des opérations d’envergure mondiale. La standardisation sur un LIMS représente un investissement significatif en termes de temps et d'argent. Aussi, ce choix doit être effectué avec une grande rigueur et une planification pertinente.

Les points clés pour un standard global réussi sont d’abord la capacité de devenir une partie intégrante de l’infrastructure d'une société et ensuite de fournir un accès facile aux données grâce aux possibilités d'architecture Web et traitement XML. La solution doit également pouvoirêtre adaptable à un grand nombre d'utilisateurs, et fonctionner dans différentes langues. Les protocoles d'accès et les signatures électroniques représentent également des fonctionnalités sensibles nécessitant une adaptabilité à des utilisateurs travaillant à travers des fuseaux horaires multiples.

Le choix d'un fournisseur capable de mettre en application un standard global est potentiellement plus important que le choix de la solution technique appropriée. Les entreprises recherchant un LIMS standardisé ont besoin de choisir un fournisseur expérimenté dans ce domaine. Ce fournisseur doit être capable d’assurer la mise en application et l’accompagnement nécessaires à la viabilité à long terme du déploiement en entreprise. Un projet global de LIMS exige une méthodologie bien établie qui prévoit de dégager les étapes importantes de projet, communiquer des rapports sur l'état d'avancement, et imposer des bilans réguliers. De plus, la capacité d'offrir un soutien local sur une base mondiale est une nécessité absolue.

Les fournisseurs doivent être capables de devenir de véritables partenaires afin de satisfaire les besoins des communautés locales et de l'organisation dans l'ensemble. Ils doivent être équipés pour faire participer et engager les décideurs, les utilisateurs et les experts dans les activités du client. Et ceci durant les phases de planification et d'exécution, ils doivent être préparés à faire face à toutes les considérations locales et à toutes sortes d’imprévus. Avec le niveau d’investissement en jeu, et le haut potentiel de contournement des pièges, l'importance du choix du fournisseur ne peut pas être sousestimée.

Synthèse

L’évolution des conditions économiques conduit les sociétés liées aux sciences de la vie à restreindre leurs dépenses et en même temps à améliorer la
qualité du produit. Ces sociétés examinent de manière approfondie leur stratégie de LIMS et étudient les opportunités destinées à l’harmonisation des processus et à la standardisation sur un LIMS afin de réduire le TCO des LIMS et améliorer la productivité. En déployant un seul LIMS intégré au lieu de différentes applications disparates, les entreprises peuvent réduire des coûts. Les départements gagnent en productivité et les utilisateurs gagnent en efficacité.

Avec une étude indépendante qui est venue confirmer la valeur de la standardisation des LIMS, les entreprises peuvent maintenant prendre la décision de la
standardisation sur un seul LIMS en toute confiance.