Janvier 2004 - n°84
Un Magasin unique pour la Section Recherche de l’Institut
Curie - Paris
La nouvelle année va voir la réalisation d’une
structure que la section de Recherche de l’Institut Curie appelait de
ses vœux depuis plusieurs années : un magasin central.
Initialement créé par l’UMR 144 CNRS/Institut Curie, le
magasin a tout d’abord étendu ses activités auprès
de l’UMR 218 CNRS/Institut Curie et l’U520 INSERM, avant de se
voir confier au 1er janvier 2004, sous la responsabilité de Gérald
Roy la gestion de l’ensemble la section Recherche de l’Institut
Curie – Campus de Paris.
De quoi aiguiser notre curiosité et vous inviter à découvrir
plus en détail les coulisses du Magasin de l’Institut Curie…
Vous avez dit “ Section Recherche ”
?
UMR CNRS 144, 218, 168 et 176, laboratoires INSERM U 520, U528, U509, U365,
et FRE 2584… : 9 unités de recherche de l’Institut Curie
sont aujourd’hui concernées par l’étendue des activités
de Gérald ROY et de son collaborateur, Patrice LOPEZ. Au cœur
des investigations de ces équipes de recherche ? La biologie cellulaire
et la biologie du développement, la biologie moléculaire, la
génétique humaine, la génotoxicologie et la pharmacochimie,
la physico-chimie du vivant et la signalisation cellulaire…
“ A ces laboratoires, s’ajoutent les services communs de la
section Recherche, qu’ils soient administratifs (direction, secrétariat
général et comptabilité) ou technologiques (plate-formes
Protéines recombinantes, Iconographie, Animalerie et Station Affymetrix)
”, précise Gérald ROY.
Un ensemble de laboratoires et de bureaux dont les installations se répartissent
sur quatre bâtiments sur le campus Curie situé dans le 5e arrondissement
Bienvenue dans le Magasin de l’Institut
Curie !
Le magasin s’étend sur une surface de 300 m2, intégrant
450 mètres de rayonnages, deux congélateurs à -20°C,
un double réfrigérateur à 4°C et une soute à
solvants. Cette dernière vient d’ailleurs d’être
remise aux normes : “ elle est désormais dotée de
bacs de rétention au sol et sous chaque étagère, ainsi
que d’un appareil anti-déflagration ”, précise
M. ROY.
Magasin et soute à solvants : plus de 1000 références,
au total, sont répertoriées pour répondre aux besoins
courants des utilisateurs. “ Les articles sont regroupés
par famille ”, nous explique Gérald ROY.
le matériel
: systèmes de filtration, Pipettes automatiques, consommables plastiques,
notamment pour la culture de cellules…
les enzymes de restriction
pour la biologie moléculaire
les produits chimiques
: solvants, réactifs et milieux de culture,
la verrerie,
les consommables
informatiques,
papeterie et petites
fournitures de bureau,
les consommables
photo,
les produits d’hygiène…
Parmi les matériels scientifiques dont le volume de commande est le
plus important, on trouve des pipettes , des consommables pour culture cellulaire,
des boîtes de Pétri, des flacons, des plaques " 96 puits
", des microtubes et des membranes…
Une organisation structurée autour de
plusieurs outils très pertinents
Depuis les commandes de matériels et consommables, jusqu’à
leur distribution dans les unités mêmes, en passant par leur
stockage, les emplois du temps de M. ROY et M. LOPEZ sont bien remplis ! L’organisation
mise en place a fait ses preuves et a su convaincre la direction de l’Institut
Curie.
Ainsi à partir du 1er janvier 2004, l’ensemble de la section
Recherche de l’Institut va bénéficier de l’expérience
du Magasin de l’UMR 144. Mais, rien n’aurait été
possible, si Gérald ROY, entré dans ses fonctions de responsable
du Magasin en 2001, n’avait mis en place plusieurs outils pour optimiser
le fonctionnement de son service.
Un
Comité Magasin :
Dès son arrivée au sein de l’Institut Curie, Gérald
ROY a en effet proposé de créer un Comité Magasin, regroupant
chercheurs, ingénieurs, techniciens et administratifs. But de cette
organisation ? Prendre en compte les opinions de chacun pour sélectionner
les produits à commander tout au long de l’année. Trois
réunions annuelles sont organisées dans cette optique.
“ L’effectif du Comité comptait jusqu’à
présent 10 personnes, représentant les trois premières
unités auprès desquelles nous travaillions ”, souligne
M. ROY. “ A partir de cette année, une personne supplémentaire
y sera conviée pour chacun des laboratoires dont nous couvrons désormais
la gestion des matériels et consommables, ce qui portera à 17
le nombre total de participants… ”
Un catalogue sur Intranet :
Autre outil des plus utiles mis en œuvre par le Magasin de l’Institut
Curie : un catalogue Intranet, où chaque utilisateur peut, depuis son
unité de recherche, indiquer les matériels et consommables dont
il a besoin au quotidien. Notons que ce référencement des produits
gérés par le Magasin n’était jusqu’alors
disponible que sur papier. C’est en 2003 qu’il a été
mis en place sur Intranet.
Le catalogue a pu être mis en ligne grâce à la contribution
active de la direction financière de la section de Recherche et des
services informatiques.
Il se présente concrètement sous la forme d’un tableau
où sont précisées les caractéristiques de chaque
consommable et matériel : Catégorie / Famille de produits /
Référence Produits / Désignation / Prix unitaire / Fournisseurs
/ Référence Fournisseur…
“ Les nouveautés sont en outre signalées spécifiquement
”, ajoute Gérald ROY.
Tout utilisateur possède un accès à l’Intranet
; il peut alors trier et sélectionner le produit qui l’intéresse,
puis le commander après s’être identifié (Unité,
Equipe, Numéro de poste, Bâtiment, Etage). Sa demande est ainsi
envoyée instantanément au Magasin qui la traite en direct…
Précisons que Gérald ROY facture mensuellement chaque laboratoire.
A tout instant, il peut leur transmettre leur solde et leurs statistiques
de consommation.
Le Magasin en quelques chiffres
Avec plus de 1000 produits stockés pour une valeur d’environ
150 000 Euros, le fonctionnement du Magasin doit être géré
très précisément. M. ROY dispose à ce titre d’un
logiciel de gestion de stock pour connaître à tout moment le
nombre d’articles disponibles et les commander si nécessaire.
Il demeure le seul à pouvoir modifier les éléments du
catalogue et, en particulier, les prix et fournisseurs.
Gérald ROY est donc en contact avec un grand nombre de fabricants et
distributeurs sur le marché du Laboratoire. Près de 150 sont
à ce jour répertoriés dans son fichier et, chaque année,
de nouveaux y sont ajoutés.
“ C’est en fin d’année (novembre/décembre)
que nous transmettons à chacun d’eux la liste des matériels
et des quantités annuelles que nous souhaitons commander ”,
nous confie-t-il. Cette période est la seule de l’année
au cours de laquelle les prix pourront être modifiés. Les tarifs
ainsi nouvellement fixés resteront les mêmes tout au long de
l’année à venir.
Les tarifs sont contractualisés au niveau du Secrétariat Général
de la section de Recherche l’Institut Curie .
A noter que, pour la première fois en 2004, les prix négociés
à l’Institut Curie, section Recherche Paris, seront identiques
à ceux de l’Institut Curie, Orsay ; “ même si
notre magasin parisien ne gère pas directement le site d’Orsay
”, souligne M. ROY.
Précisons qu’au-delà de ses activités classiques
de gestionnaire de Magasin, Gérald ROY gère le contrat de maintenance
des congélateurs –80° dans l’UMR 144, et assure également,
à la demande des responsables d’unités, la négociation
pour l’achat de tout autre équipement scientifique. Ainsi, il
a été récemment chargé de l’acquisition
des hottes, incubateurs, centrifugeuses et thermocycler de la nouvelle unité
INSERM U365.
Plus d’un millier d’articles stockés, 150 000 Euros en
stock, pour montant d’achats annuel de 600 000 Euros… : tels étaient
les chiffres clés du Magasin de l’UMR 144, U520 et UMR 218, pour
l’année passée. “ Nous disposons de trois sources
de crédit : le CNRS, l’INSERM et l’Institut Curie…
”, précise M. ROY.
L’organisation du Magasin sera confortée en 2004. “
Nos achats , quant à eux , devraient largement augmenter ”,
assure Gérald ROY. La nouvelle année se présente donc
sous les meilleurs auspices pour le Magasin parisien de l’Institut Curie,
section Recherche ; son concept pourrait-il s’étendre à
terme aux laboratoires du site d’Orsay ? L’avenir nous le dira…
SD